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Le CNRS expérimente la facturation électronique avec Chorus Pro

10 novembre 2016

Janvier 2017 sonnera le début de la fin pour les factures papier dans l’administration française. Le CNRS participe à ce grand chantier national qui constitue un palier dans l’avènement d’une administration numérique.

© FranMarin/Fotolia.com

Envoyer sa facture un jour et être payé rapidement dans les jours qui suivent ? Ce sera techniquement possible à partir du mois de janvier 2017 avec l’arrivée de la facturation électronique. En effet, à compter de cette date, les entreprises devront transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics . L’obligation sera progressivement mise en œuvre jusqu’en 2020, en fonction de la taille des entreprises - les plus grandes étant les premières concernées. À terme, environ 1,1 million de fournisseurs devront s’y conformer. Cette dématérialisation s’applique également, dès janvier prochain, aux entités publiques pour l’émission de leurs factures à destination du secteur public. Sachant que l’État s’y astreint lui-même depuis 2012, pour ses fournisseurs.

Une plateforme unique pour toutes les factures

Chorus Pro est l’outil qui rendra possible cette dématérialisation monstre des quelques 100 millions de factures échangées chaque année dans la sphère publique. Cette plateforme mutualisée sera l’unique espace virtuel de dépôt, de réception et de transmission des factures, explique Marie-Laure Inisan-Ehret, directrice des comptes et de l’information financière (DCIF) au CNRS. Les entreprises et les administrations pourront les déposer en format électronique, en PDF ou encore les saisir directement en ligne. Dans la plateforme, les factures seront authentifiées automatiquement et récupérées par les établissements pour traitement. Cela va beaucoup simplifier la vie des entreprises d’un point de vue administratif, juridique, fiscal et financier, précise son adjointe, Sandrine Loridan-Torchy. Plus globalement, la facturation électronique diminuera l’empreinte carbone tout en améliorant la productivité et la sécurité financière (Cf. encadré).

À la demande de l’Agence informatique et financière de l’État (AIFE) - aux manettes du projet à l’échelle nationale - le CNRS a été sollicité ainsi que 17 autres entités publiques afin d’expérimenter Chorus Pro et de contribuer à son amélioration durant la phase test. L’expertise du CNRS en la matière est reconnue et nous sommes un des plus gros opérateurs de l’État avec 1 million de factures annuelles, signale Marie-Laure Inisan-Ehret. Ainsi, au mois d’août 2016, l’organisme a été le premier à réceptionner les factures dématérialisées déposées dans Chorus Pro par des fournisseurs volontaires. L’Union des groupements d’achats publics/UGAP et l’Université de Lorraine nous ont fait parvenir quelques factures qui ont été payées dans un délais record, précise-t-elle.

Des tests concluants au CNRS

Pionnier de la dématérialisation des factures, le CNRS n’a donc pas rencontré de difficulté à raccorder son système d’information financier à Chorus Pro. Grâce au Service central du traitement de la dépense (SCTD) ouvert à Nancy en 2013 et rattaché à la DCIF, 14 délégations régionales du CNRS sur 18 fonctionnent déjà en mode dématérialisé. Cela signifie que les services financiers ne gèrent plus eux-mêmes leurs factures mais que les fournisseurs les transmettent au SCTD qui les numérise et procède à certains contrôles préalables au paiement. La responsable du SCTD, Nicole Benoit, souligne que cette dématérialisation partielle a permis de gagner en moyenne dix jours dans les délais de paiement des fournisseurs. Avec Chorus Pro, les factures nativement électroniques, seront traitées par le SCTD, les délégations pouvant suivre toutes les étapes sur l’interface. Nous devrions avoir moins de rejets de factures pour non-conformité. C’est l’occasion d’harmoniser et d’améliorer encore la performance de notre système de gestion financière, ajoute Nicole Benoit.

Le volet recettes des flux financiers, non-dématérialisé au CNRS, suppose davantage d’ajustements en interne. En effet, pour encaisser des ressources (contrats ANR, subventions des collectivités territoriales ou co-financements avec des partenaires), le CNRS devra émettre des factures de recettes dématérialisées. Un premier test s’est avéré concluant au mois de septembre : l’Université de Lorraine nous a versé en moins d’une semaine une subvention dont la facture avait été déposée dans Chorus Pro, informe Sophie Chevalier, agent-comptable secondaire à la délégation Centre-Est. L’outil est très utile pour suivre la facture, savoir si l’on a été payé... et nous devrions, au passage, améliorer notablement le recouvrement.

Encore plus de pilotage

La mise en place de Chorus Pro est orchestrée par la direction des comptes et de l’information financière du CNRS (DCIF), qui effectue l’interface avec la direction des systèmes d’information (DSI), les autres établissements pilotes ainsi que l’AIFE et la direction générale des finances publiques (DGFIP). L’impact sera quasiment neutre pour les laboratoires et les délégations régionales, signale Thierry Robin, chef de projet maîtrise d’ouvrage de Chorus Pro à la DCIF, le principal changement est que les services financiers et comptables ne traiteront plus les factures : nos activités évolueront donc davantage vers du pilotage. D’ici la fin de l’année des adaptations organisationnelles et du système d’information sont cependant encore nécessaires afin d’optimiser le raccordement à Chorus Pro. Enfin, un cycle de formation est prévu à destination des acteurs concernés.

Claire Debôves

Les multiples gains de la dématérialisation des factures

Gains financiers :
Diminution progressive de la charge associée au traitement des factures (coûts, réduction des relances et des litiges), rationalisation de la fonction financière (industrialisation des processus).

Gains en termes de transparence et de confiance :
Suivi en ligne des factures, accusés de réception pour les dépôts de factures.

Gains de productivité :
Accélération du temps de traitement par facture et du délai de transmission des factures entre les services compétents.

Gain environnemental :
Réduction de l’empreinte carbone.

Gains en termes de sécurité :
Fonctionnalité d’archivage, architecture des systèmes d’informations, optimisation du suivi de la facture.

 

 

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