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GBCP : changement de gestion budgétaire pour les contrats de recherche

8 septembre 2016

À l’occasion de l’arrivée de la GBCP, le CNRS a engagé une importante refonte de sa gestion des contrats de recherche. Un chantier difficile mais nécessaire.

© Ikon Images/Masterfile

Loin d’être une réforme technique de plus, la Gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) modifie en profondeur l’utilisation des deniers publics. Prévue par le décret du 7 novembre 2012, elle s’applique à tous les établissements publics et parachève plus de 15 ans de modernisations (dématérialisation, services facturiers, etc.) « La GBCP est une occasion historique d’harmoniser et de perfectionner notre gestion, en particulier celle des contrats de recherche », explique Christophe Coudroy, directeur général délégué aux ressources (DGDR). En effet, ces contrats représentent des ressources propres essentielles au fonctionnement des laboratoires (628 millions d’euros).

Autorisation globale de dépense (AGD), c’est le mot-clé du nouveau mode de gestion budgétaire des contrats de recherche mis en place au CNRS fin février 2016. Grâce à cette autorisation, l’unité dispose de la totalité de l’enveloppe financière du contrat dès sa signature. En parallèle, un calendrier prévisionnel des dépenses et des recettes est établi en lien avec la délégation régionale. « L’AGD est un progrès par rapport au système antérieur dans lequel les laboratoires devaient demander la mise en place des crédits au compte-goutte, précise Jean-Marc Oléron, directeur de la stratégie financière et immobilière (DSFIM) du CNRS. Désormais, le rythme d’un projet scientifique ne sera plus affecté par des considérations de disponibilités budgétaires ponctuelles ».

Menée tambour-battant, la mise en place de l’AGD ne s’est pas faite sans difficultés au démarrage. La GBCP touche en effet à deux domaines particulièrement complexes : la comptabilité et les systèmes d’information. « Anticipés de longue date, les travaux se sont fortement accélérés en fin d’année 2015, signale Marie-Laure Inisan-Ehret, Agent comptable principal du CNRS et directrice des comptes et de l’information financière (DCIF). Les activités et les métiers vont évoluer. Nous devrons davantage anticiper et piloter nos finances ». En effet, près de la moitié des fonctionnalités dans les outils utilisés au quotidien par les gestionnaires des labos (Geslab) et dans les services financiers (BFC) ont été modifiées. De plus, les laboratoires ont découvert le module SIGFIC de Webcontrat, la nouvelle application support de l’AGD (Cf. encadré). En début d’année, environ 8 000 jours de formation ont été dispensés par 130 formateurs internes.

Au printemps, le principal problème rencontré par les gestionnaires concernait le montant des AGD. Défini au niveau central par la DCIF, il était souvent en décalage avec le chiffre attendu dans les laboratoires. À cela plusieurs explications. Tout d’abord, tous les contrats de recherche n’étaient pas pris en compte au démarrage, notamment certains contrats complexes du Programme investissements d’avenir (PIA) ou de l’INSU. « D’autres difficultés sont venues de la reconstitution de l’antériorité des contrats, notamment lorsqu’il y a eu restructuration de laboratoires ou transfert, en particulier entre les délégations régionales d’Ile-de-France, explique Christophe Coudroy. Enfin, certaines données des contrats saisies pour initialiser la base comportaient des erreurs. »

Pendant les premiers mois, pour assurer la continuité des activités en laboratoire, des solutions palliatives ont été mises en place. Luc Ravoux, agent-comptable de la délégation Paris B, était à pied d’œuvre auprès des gestionnaires : « Il a fallu accompagner les agents, expliquer le caractère transitoire des difficultés. Mais nous avons toujours trouvé des solutions ». Virginie Guénard, responsable administrative du Laboratoire spécifications et vérifications (CNRS/ENS Cachan) et formatrice à la GBCP, insiste sur les améliorations à venir : « Lorsque toutes les données seront valides, grâce à Webcontrat, nous gagnerons en rapidité. Ces changements favorisent également le travail collaboratif avec les responsables scientifiques et les services financiers ».

La rentrée marquera un moment charnière. « Tous les efforts sont faits, tant au niveau national que dans les délégations régionales, pour stabiliser la situation dans le courant de l’été », indique Christophe Coudroy. Il s’agira ensuite de travailler à différentes améliorations en vue d’une version plus complète et ergonomique des outils, dès le début 2017 et tout au long du printemps.

Claire Debôves

Une nouvelle application pour gérer les contrats de recherche

Webcontrat est une application innovante qui fiabilise et simplifie les processus de montage et de suivi des contrats de recherche grâce à trois modules interconnectés : SIGFIC sur l’aspect financier, SIGAPPEC pour le volet contractuel et CANOPE pour le recrutement. Développée à l’origine par la délégation Languedoc-Roussillon, l’application a été déployée à l’ensemble du CNRS en 2015 (module financier). « Webcontrat est un outil transversal qui permet de partager en temps réel l’information entre les laboratoires et les services des délégations régionales impliqués dans la gestion des contrats », indique Jocelyn Méré, adjoint à la déléguée régionale Languedoc-Roussillon. Webcontrat est ainsi devenu le troisième pilier du système d’information gestion du CNRS, aux côtés de BFC et de Geslab. « Nous avons travaillé avec la délégation Languedoc-Roussillon pour adapter Webcontrat à la GBCP (gestion budgétaire et comptable publique), en ayant à cœur de répondre à la diversité des besoins métiers exprimés par l’ensemble des utilisateurs », précise Karine Argento, adjointe au délégué régional Alpes. Les deux autres modules de Webcontrat seront mis en place courant 2016.

 

 

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